זימוני יומן והתראות

כל אירוע מייצר שני זימוני יומן, לא אחד.

עותק	למי	מי מארגן
א	מנהל המערכת ואנשי הקשר	מי שיצר את האירוע
ב	מי שיצר את האירוע	תיבת הדואר של המערכת

הנושא והגוף מגיעים מתבנית ההודעה של סוג העדכון — אותה תבנית שמשרתת גם את הדוא״ל וגם את הפנייה. ראו סוגי עדכון ותבניות.

מה נמצא בזימון

מלבד הכותרת והחלון, שורת המיקום של הפגישה נושאת שלושה פרטים תפעוליים: מספר הפנייה, שם המבצע, ואת מי לעדכן בסיום ובאיזה טלפון. השורה הזאת מופיעה ביומן של כל מוזמן, כולל מי שאינו משתמש במערכת.

קובץ שצורף באשף נוסע עם הזימון בלבד. הוא אינו נשמר במערכת, והמסך אומר זאת במקום שבו מצרפים אותו.

עריכה וביטול

עריכה מעדכנת את שני הזימונים במקומם: אותה פגישה, גרסה חדשה יותר — לא פגישה נוספת ביומן. שינוי חלון, אנשי קשר, שרתים או הערות שולח לכולם עדכון.

ביטול מושך את שני העותקים מהיומנים, ומבטל גם את הפנייה.

אירועים ישנים שנוצרו לפני שהופרדו שני העותקים ממשיכים לעבוד עם זימון יחיד — עריכה וביטול חלים עליו כרגיל.

כתובת השולח

הזימון יוצא מכתובת היוצר. חלק מממסרי הדואר המארחים מקבלים רק את הכתובת שהתחברה אליהם ודוחים כל אחרת; במקרה כזה השליחה נופלת חזרה לכתובת המוגדרת של המערכת, וכתובת היוצר נשמרת בשדה השב אל כדי שתשובה עדיין תגיע לאדם הנכון.

ההתנהגות הזאת נקבעת בהגדרות החיבור לדואר. בפריסה פנימית, שבה הממסר מקבל שליחה מהשרת עצמו, שום דבר מזה לא נכנס לפעולה.

תזכורת SMS למנהל המערכת

הודעה אחת, למנהל המערכת, מספר שעות לפני תחילת החלון. הטקסט ומספר השעות נקבעים לכל סוג עדכון בנפרד, ותיבת טקסט ריקה פירושה שלא נשלחת תזכורת לסוג הזה.

• התזכורת כבויה עד שמוגדר שער הודעות ומופעלת התכונה.
• מספר הניסיונות מוגבל, כדי שמכשול זמני לא יהפוך לזרם הודעות.
• הזזת האירוע דורכת את התזכורת מחדש מול המועד החדש.
• מספר הטלפון מצטמצם לספרות לפני השליחה, וסודות השער אינם נכנסים לשום רישום.

מעבר לזה, המערכת שולחת שני מיילים נוספים סביב אירוע: סיכום הצ׳קליסט כשהוא מולא במלואו (ראו טפסי צ׳קליסט), ותזכורות למשימות לפי ההגדרה שלהן (ראו משימות ותבניות).