דוחות מתוזמנים

דוח מתוזמן הוא הגדרה אחת: מה נשלח, באיזה פורמט, למי ומתי. השרת מפיק ושולח אותו בעצמו, לפי שעונו שלו, בלי שאיש נוכח.

הוא נמצא בהגדרות, במסך דוחות מתוזמנים, ומוגבל למנהלי מערכת: החלטה שמוציאה מידע מהארגון בדואר על טיימר אינה החלטה תפעולית.

מה אפשר לשלוח

נושא	מה מופק	דורש בחירה
לוח מחוונים	לוח קיים, על כל הרכיבים שבו	לוח
מצגת	מצגת שנבנתה במערכת, על כל שקופיותיה	מצגת
תצוגת טבלה שמורה	הסינון והמיון שלה, על הנתונים העדכניים	תצוגה
מרשם חולשות CVE	סיכום חומרות והחולשות הפתוחות	—
המלצות לעדכון	מערכות מדורגות לפי דחיפות	—
תוכנית קיבולת	המסמך השנתי — מניעים, משאבים, נתוני קיבולת, מגמות והמלצות	—

לא כל טבלה ניתנת לתזמון: נדרש שיהיה לה מקור שורות שהשרת יכול לקרוא בעצמו בשלוש לפנות בוקר. בורר התצוגות השמורות מסתיר תצוגה שהטבלה שלה אינה נתמכת — ואומר כמה תצוגות הסתיר, במקום פשוט להראות פחות.

תקופת הנתונים

תקופה נשאלת רק על לוח מחוונים ועל מצגת. כל שאר הנושאים הם תשובות נקודתיות — «מה פתוח עכשיו», «מה דחוף עכשיו» — ובקרת תקופה עליהם הייתה בקרה שלא עושה דבר.

התקופה נשמרת ככלל ולא כטווח תאריכים: «זו שהסתיימה» או «הנוכחית (חלקית)», והיא נפתרת מחדש בכל הפקה. היא מופיעה על שקופית הפתיחה של המסמך, ולצד כל רכיב כתוב איך התקופה חלה עליו.

מה עומד מאחורי המספרים תלוי בנושא, וזה ההבדל המעשי בין השניים:

• לוח מחוונים מצולם מחדש בכל הפקה, ולכן המספרים שבו נכונים לרגע השליחה. רכיב שאינו תלוי‑תקופה — מלאי, מרשם — מציג את המצב ביום ההפקה, והמסמך אומר זאת לידו.
• מצגת נשלחת עם המספרים שנוצרו כשאדם שמר אותה לאחרונה. הם אינם מחושבים מחדש בהפקה, בשום רכיב — גם לא ברכיב שאינו תלוי‑תקופה. המסמך אומר זאת: לצד רכיב תלוי‑תקופה נכתב שהמספרים חושבו בשמירה האחרונה ולא חושבו מחדש עבור התקופה, ובנספח בסוף המצגת נכתב במפורש לאיזה תאריך הנתונים נכונים.

מתי

תדירות: יומי · שבועי · חודשי · רבעוני, ולצידה יום ושעה מתוך בוררים. אין ביטוי cron — «כל יום שני ב‑07:00» מתוך שתי רשימות הוא מה שאדם שמתזמן דוח הנהלה צריך, ויש בו הרבה פחות מה לטעות.

• רבעוני יוצא בינואר, אפריל, יולי ואוקטובר.
• השעה היא שעון השרת. ההרצה בפועל עשויה להתאחר בכמה דקות, כי הבודק פועל במחזורים.

למי

קבוצות נמענים, נמענים בודדים, או שילוב שלהם, ולכל נמען תפקיד אל או עותק. סעיף מי יקבל בפועל מרכז את הרשימה הסופית ואומר במפורש כשאין אף אחד ב«אל» — דוח כזה ייכשל בכל הרצה.

רשימת תפוצה קבועה נבנית פעם אחת בקבוצות נמענים.

פורמט

HTML נשלח בגוף ההודעה ונקרא בלי לפתוח קובץ. כל שאר הפורמטים נשלחים כקובץ מצורף, והטקסט שכתבתם הוא ההודעה המלווה. הרשימה נבנית ממה שהשרת יכול להפיק בפועל, ופורמט שאינו זמין מוצג עם הסיבה.

הבדיקה שלפני ההפעלה

דוח חדש נשמר כבוי, בכוונה. הסדר הוא לכתוב, לשלוח בדיקה, ורק אז להפעיל.

• שלח עכשיו מפיק ושולח באמת, ומסמן את השליחה כבדיקה ביומן. היא אינה נחשבת הרצה מתוזמנת ואינה מזיזה את מועד ההרצה הבאה. אין הרצה יבשה: תכונה שכל תוצרה הוא מייל מוכחת רק כשמייל מגיע.
• על דוח של לוח מחוונים יש גם תצוגה מקדימה — צילום של הלוח האמיתי עכשיו, לצפייה בלבד, בלי שנשלח דבר.

הפעלה של דוח שנכתב לפני שבועות מחשבת מחדש את מועד ההרצה הבאה, במקום לירות מיד על מועד שחלף מזמן.

איך הוא מתנהג לאורך זמן

הצלחה מקדמת את המועד. זה מה שמוציא את הדוח מכל סריקה מאוחרת יותר, ולכן אירוע נשלח לכל היותר פעם אחת.

כישלון אינו מקדם. המועד נשאר במקומו והמחזור הבא מנסה שוב. כשתקציב הניסיונות נגמר המועד מקודם בכל זאת — שרת דואר מת עולה כמה ניסיונות לאירוע, ואינו מקפיא את הלוח לנצח.

השלמה יורה פעם אחת. דוח שמועדו חלף בזמן שהשרת היה כבוי נשלח פעם אחת ומקודם למועד הבא שאחרי עכשיו. הליכה קדימה אירוע‑אירוע הייתה מכניסה שלושה מיילים זהים לתיבה בבת אחת.

הלוח שמצולם

דוח על לוח מחוונים מופק על ידי צילום הלוח האמיתי בדפדפן שרץ בשרת — ולא על ידי חישוב מחדש של אותם פילוחים בצד השרת, שהיה נותן למוצר שני מימושים לאותו קיבוץ.

הצילום ממתין עד שהלוח מסיים להיטען, ולא פרק זמן קבוע. אם חלפה מגבלת הזמן הלוח מצולם בכל זאת, והמסמך אומר שייתכן שחלק מהרכיבים ריקים.

יומן שליחות ומחיקה

כל הרצה נרשמת — אמיתית או בדיקה — עם הזמן, התוצאה והפירוט.

מחיקת דוח מיידית, ומסירה גם את היסטוריית השליחות שלו. כדי להפסיק את השליחה בלי לאבד את ההגדרה, כבו את הדוח במקום.