משימות ותבניות

משימה היא פריט עבודה עם אחראי ויעד. היא נוצרת בשלושה מקומות — בשלב משימות של אשף התזמון, בלשונית משימות של כרטיס האירוע, ובמסך משימות עצמו — ומופיעה בכל שלושתם.

משימה יכולה להיות צמודה לאירוע או עצמאית. משימה עצמאית מסומנת ככזו בטבלה ואין לה אירוע אב.

מה יש במשימה

שדה	הערה
כותרת המשימה	חובה
פירוט	טקסט חופשי
שלב	לפני האירוע · במהלך האירוע · אחרי האירוע · Rollback
יעד לסיום	תאריך ושעה, אופציונלי
סטטוס	ממתין · בביצוע · הושלם · חסום
משתמשים מוקצים	חובה — אחד או יותר, מהספרייה הארגונית
תזכורות	ראו למטה
הערות	טקסט חופשי

באשף, אפס משימות הוא מצב תקין. אבל משימה שכן נוצרה חייבת כותרת ולפחות מוקצה אחד, אחרת המעבר לשלב הבא חסום והשורה מסומנת חסרה כותרת / הקצאה.

השלב והסטטוס נשמרים בסדר שלהם ולא בסדר אלפביתי — כשממיינים לפיהם בטבלה, "ממתין" בא לפני "בביצוע" שבא לפני "הושלם".

תזכורות

לכל משימה אפשר לצרף כמה תזכורות. כל אחת נושאת ערוץ — מייל, SMS או מייל + SMS — ומועד, שנקבע באחת משתי דרכים: ימים לפני בשעה מסוימת, או שעות לפני.

הספירה לאחור נמדדת מנקודת העיגון של המשימה:

סוג משימה	נקודת העיגון
צמודה לאירוע	מועד תחילת האירוע
עצמאית	היעד לסיום שלה

הזזת האירוע מעגנת מחדש תזכורות שטרם נשלחו, כך שהן נורות מול המועד החדש. תזכורת שכבר נשלחה נשארת שלוחה: המסך אומר "תזכורת שכבר נשלחה לא תישלח שוב — מחיקה והוספה מחדש דורכת אותה מחדש." כל תזכורת מציגה את מצבה — נשלח, או שגיאה עם מספר הניסיונות.

כשערוץ ה‑SMS אינו מופעל בפריסה, תזכורת SMS בלבד ממתינה בלי לשרוף ניסיונות, ותזכורת משולבת שולחת את המייל ומציינת שה‑SMS דולג.

תזכורות אינן נשלחות למשימה שסומנה הושלם, ולא למשימה של אירוע שאינו מתוכנן עוד.

מי רואה מה

מי	משימות אירוע	משימות עצמאיות
מנהל	הכול	הכול
משתמש רגיל	כל המשימות של כל אירוע שבו הוא מוקצה לפחות למשימה אחת	רק אלה שהוא מוקצה להן או שיצר בעצמו

ההיגיון: סביב אירוע יש תיאום, ולכן מי שמשתתף בו רואה את התמונה המלאה. למשימה עצמאית אין אירוע להתארגן סביבו, ולכן אין על מה להשעין שיתוף — רשימת משימות פרטית של אדם אחד אינה עניינו של אחר.

משתמש רגיל יכול לעדכן סטטוס והערות במשימה שלו. שאר השדות שמורים למנהל. הסינון נאכף בשרת; המתג המשימות שלי במסך הוא נוחות תצוגה בלבד.

תבניות משימות

בהגדרות ← תבניות משימות בונים משימה חוזרת פעם אחת: כותרת, פירוט, שלב, מוקצים, תזכורות והערות, תחת שם שמוצג בבורר ("גיבוי לפני עדכון"). בבחירת התבנית באשף או בעורך האירוע, השדות מתמלאים ואפשר לשנות כל אחד מהם.

מחיקת תבנית אינה נוגעת במשימות שכבר נוצרו ממנה — הדיאלוג אומר זאת לפני האישור.

המסך

מסך משימות הוא טבלה מלאה: חיפוש, סינון לפי עמודה, סרגל סינון מהיר עם ספירות, תצוגות שמורות וייצוא. לחיצה על משימת אירוע פותחת את האירוע כולו — ההקשר שסביבו נעשה התיאום; לחיצה על משימה עצמאית פותחת אותה עצמה, כי אין לה הקשר אחר.